IN RELAZIONE A SEGNALAZIONE DI WHISTLEBLOWING

Informativa in materia di trattamento dei dati personali (Ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679)

IN RELAZIONE A SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING

I dati personali trattati durante la gestione di una segnalazione posso essere riferiti:

• Alla persona segnalante. I dati richiesti nel portale, oppure da comunicare mezzo posta (quale mezzo alternativo per effettuare una segnalazione), sono riferibili a dati personali (nome e cognome), di recapito (mail, cellulare o altro mezzo idoneo per le comunicazioni), nonché ogni altro dato, anche personale, eventualmente contenuto nei campi di segnalazione che richiedono la descrizione in fatto dell’illecito. La comunicazione dei dati personali e di contatto avviene sempre su base volontaria, può essere, quindi effettuata una segnalazione in modalità anonima (ovvero volta a non indicare dati che lo renda identificato o identificabile). il segnalante può decidere di segnalare i propri dati al momento della prima segnalazione o in momenti successivi. I dati del segnalante non saranno comunicati a terzi se non previo esplicito consenso. In caso di invio di comunicazione postale, il dato di contatto è necessario per il proseguo della segnalazione.

• Dati riferibili a soggetti terzi. Il segnalante, durante la spiegazione dei fatti, potrebbe indicare, a propria discrezione, dati personali quali nome, cognome, contatti di recapito, ruolo aziendale ecc. riferibile all’illecito. Si intendono terzi soggetti quali: persone a conoscenza dei fatti, facilitatori o esecutori della condotta ritenuta illecita.

• Dati relativi al gestore del portale. Ai gestori delle segnalazioni vengono richiesti dati quali nome, cognome, user e password.

• Dati tecnici. Sono raccolti dati tecnici quali cookies tecnici solamente per il collegamento al sito internet. per garantire la non tracciabilità è opportuno utilizzare un browser come indicato nella pagina principale al sito internet aziendale che collega al portale di segnalazioni.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati raccolti sono trattati per le seguenti finalità:

• gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa. la gestione del procedimento include: la verifica della fondatezza del fatto segnalato, l’adozione dei provvedimenti conseguenti, tutela in giudizio di un diritto e risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria

La base giuridica per il trattamento per le finalità sopra descritte è l’adempimento di obblighi normativi con riferimento al D. Lgs. n. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

La divulgazione dei dati a terze parti dei dati personali del segnalante e la possibile sottoscrizione di verbali e/o la registrazione di colloqui con il dichiarante stesso come da procedura interna si basa sull’esplicito consenso del segnalante stesso.

Oggetto e modalità di trattamento

Tutti i dati raccolti sono essenziali per potere adempiere alle finalità di cui sopra. Nello specifico per le finalità:

• I dati relativi all’illecito sono necessari per la gestione del procedimento di Whistleblowing e per tutti gli adempimenti successivi.
• I dati di contatto per le comunicazioni via posta, sono necessari per la gestione del procedimento di Whistleblowing e per tutti gli adempimenti successivi.
• I dati personali saranno divulgati a terze parti solo previo esplicito consenso del segnalante
• I dati saranno trascritti (in caso di contatto diretto con il segnalante) solo previo esplicito consenso del segnalante stesso

Si informa che il conferimento del consenso è facoltativo e il rifiuto a conferire i dati a ciò finalizzati non precluderà in alcun caso l’avvio della segnalazione di illecito e la successiva prosecuzione.

I dati personali da Lei forniti sono trattati in forma elettronica e/o cartacea.

Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere resi accessibile esclusivamente ai soggetti che abbiano un ruolo previsto nella gestione del procedimento di Whistleblowing (soggetti interni specificamente individuati, consulenti esterni eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione). Tali soggetti sono vincolati da un dovere di riservatezza e da specifiche istruzioni indicate dal Titolare del trattamento.

Potranno avere accesso ai dati ed informazioni raccolte anche l’Autorità giudiziaria, l’Autorità pubblica, l’ANAC e, in generale, tutti i soggetti a cui la comunicazione debba essere effettuata in forza di una legge.

I dati personali non saranno comunicati a soggetti diversi da quelli sopra individuati, né saranno diffusi.

Trasferimento dei dati

I dati non saranno oggetto di diffusione e non è prevista la loro trasmissione in paesi diversi da quelli dell’Unione Europea o dallo Spazio Economico Europeo.

Periodo di conservazione dei dati personali

Coerentemente con quanto previsto dall’art. 14 del D.Lgs 24/2023, i dati saranno trattati per il tempo necessario alla conclusione del procedimento (individuato per legge in 90 giorni). I dati potranno ulteriormente essere conservati fino ad un massimo di cinque anni dalla comunicazione dell’esito della procedura, oltre ai tempi necessari al Titolare per procedere allo scarto (massimo un mese a decorrere dal termine dell’anno finale di conservazione).

Diritti degli interessati

Nella Sua qualità di interessato, Lei è titolare dei diritti cui dall’art. 15 all’ art. 22 del GDPR e precisamente:

• Diritto di accesso ai suoi dati personali; diritto di ottenere rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano.
• Diritti di opporsi al trattamento.
• Diritto di portabilità dei dati così come disciplinato dall’art. 20

• Nel caso in cui Lei abbia prestato consenso al trattamento di divulgazione e trascrizione (come da paragrafo “finalità e basi giuridiche”), ha il diritto di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la leicità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Le segnaliamo che, in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati e delle finalità del trattamento, in caso di ricezione di istanze di esercizio dei diritti di cui sopra, Il Titolare terrà conto di quanto previsto dall’art. 2-undecies D. Lgs. 196/2003; i diritti sopra enunciati non potranno essere esercitati dagli interessati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolta.

Il Titolare darà seguito alla Sua richiesta secondo le procedure interne, in linea generale entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta stessa, termine che può essere esteso fino a 60 giorni in caso di particolare complessità dell’istanza. Nel caso di esclusione dall’esercizio dei diritti, come da art. 2-undecies D. Lgs. 196/2003, sarà motivata l’esclusione con le stesse modalità e tempistiche previste per l’esercizio dei diritti.

In merito alle modalità di esercizio dei sopracitati diritti, Lei può scrivere una mail a privacy@infonetsolutions.it

Si informa l’interessato che ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo. Per approfondimenti si suggerisce di consultare il sito istituzionale del Garante www.garanteprivacy.it

Modifica all’informativa

Il Titolare potrà apportare modifiche alla presente informativa al fine di recepire cambiamenti della normativa nazionale e/o comunitaria ovvero per adeguarsi ad intervenute modificazioni procedurali aziendali.