INFORMATIVA EVENTI
Informativa sul trattamento di dati particolari ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679
Infonet Solutions S.r.l. (di seguito, “Infonet” o il “Titolare”), in qualità di Titolare del Trattamento, La informa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) riguardo al trattamento dei dati personali da Lei comunicati, nell’ambito dell’iscrizione agli eventi organizzati dal Titolare alle attività inerenti (di seguito “Evento”).
I dati personali saranno acquisiti e utilizzati nell’ambito dell’erogazione dei servizi forniti e trattati dal titolare conformemente al GDPR ed alla normativa nazionale (Codice Privacy) ed alle successive modifiche, compresi i provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali).
1 – Titolare del trattamento dei dati personali
Il Titolare del Trattamento è Infonet Solutions S.r.l., con sede legale in Via Einaudi 23 – 35010 Pieve di Curtarolo (PD), P. IVA 00149520280. Il Titolare è contattabile all’indirizzo e-mail: privacy@infonetsolutions.it
2 – Responsabile della Protezione dei dati personali (RPD)
Infonet ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati personali (di Seguito RPD o DPO) che può essere contatto al seguente indirizzo dedicato: dpo@infonetsolutions.it
3 – Tipologia di dati personali
Infonet tratterà dati personali quali: (di seguito anche Dati):
- dati personali comuni, anagrafici e di contatto quali dati anagrafici (es: nome, cognome), dati di contatto (numero di telefono, cellulare e/o email), dati relativi al ruolo lavorativo assunto
- immagini quali fotografie e riprese video ritraenti persone fisiche identificate o identificabili.
Il Titolare potrà trattare, inoltre, categorie particolari di dati personali, quali: eventuali allergie o intolleranze, abitudini alimentari anche basate su convinzioni religiose o etico-filosofiche ecc.
4 – Finalità del trattamento
I dati personali vengono raccolti esclusivamente per le finalità di seguito indicate:
a) La richiesta di iscrizione è funzionale all’organizzazione, alla partecipazione, alla gestione dell’evento anche tramite le relative comunicazioni (es. e-mail di promemoria) e invio del materiale informativo ad esso collegato (es. brochure, slide), nonché per l’evasione di specifiche richieste dell’interessato
b) Fruizione di servizi offerti nel corso dell’evento compresa la somministrazione di pasti: Infonet non raccoglie categorie di dati particolari, in quanto dato eccedente alle finalità dell’evento. Tuttavia, qualora l’interessato intendesse segnalare esigenze particolari (categorie particolari), Infonet utilizzerà i dati comunicati al solo scopo di assicurare la fruizione dei servizi offerti. Il conferimento dei dati è facoltativo riguardo alle sopraindicate finalità, ed un eventuale rifiuto al trattamento non compromette la registrazione all’evento; tuttavia, potrebbero essere negati i servizi di somministrazione dei pasti.
c) Il rispetto di adempimenti previsti da leggi, regolamenti e normative comunitarie;
d) L’esercizio di un diritto del Titolare in sede giudiziaria;
e) Svolgere attività di rilevazione del grado di soddisfazione degli interessati attraverso questionari, survey o sondaggi
f) Promozione dell’Evento tramite il sito internet e canali social aziendali.
g) Attività di Marketing diretto quali attività di informazione su prodotti e/o servizi di Infonet, attività promozionali, commerciali, ricerche di mercato
h) Comunicazione a terze parti, quali Vendor, Parterns dell’evento, per finalità di marketing diretto (attività di informazione su prodotti e/o servizi di terze parti, attività promozionali, commerciali, ricerche di mercato)
4.1 – Produzione e utilizzo del materiale fotografico e audio visivo
Il Titolare affiderà l’incarico a responsabili esterni qualificati, secondo quanto descritto al punto “destinatari dei dati personali”, che durante l’evento produrranno materiale fotografico e audito visivo (immagini). Tale materiale audiovisivo sarà utilizzato a fini marketing e pubblicizzato e/o diffuso attraverso il sito internet, le pagine e ai profili aziendali dei social network gestiti dal titolare del trattamento e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione, in qualsiasi formato, per scopi pubblicitari, per esposizioni promozionali, divulgative e conoscitive della stessa come da finalità f) e g)
Con la partecipazione all’evento l’interessato acconsente implicitamente che eventuali foto ed audio che ritraggano l’immagine personale siano utilizzate dal titolare del trattamento e da terze parti che eventualmente gestiranno le pubblicazioni per suo conto; per la loro conservazione e l’utilizzo come sopra indicato, rinunciando a richiedere qualsiasi forma di compenso e\o retribuzione, senza limiti di tempo, anche ai sensi degli artt. 10 e 320 cod. civ. e degli artt. 96 e 97 legge 22/04/1941, n° 633, G.U. 16/07/1941, Legge sul diritto d’autore, con le modifiche apportate dal D.L. 16 ottobre 2017, n. 148, convertito, con modificazioni, dalla L. 4 dicembre 2017, n. 172.
5 – Base giuridica del trattamento
Infonet può trattare lecitamente i dati raccolti, per perseguire le finalità sopra indicate sulle base giuridiche di seguito esposte:
Per le finalità dal punto a) al punto f):
- Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali: mediante la compilazione del form di registrazione Lei chiede di partecipare all’evento organizzato da Infonet. In tal caso il trattamento dei dati, seppure non obbligatorio, costituisce condizione necessaria per permettere al Titolare di dare seguito a tale richiesta.
- L’attuazione di obblighi di legge. In tal caso la raccolta di dati personali può prevedere la conservazione e comunicazione dei dati all’autorità giudiziaria.
- Preservare gli interessi vitali della persona interessata nel caso di eventuale comunicazione di allergie e intolleranze.
- Per l’esercizio di un diritto del Titolare, con particolare riferimento alla tutela di diritti di difesa nell’ambito del contenzioso.
- Fondato sul legittimo interesse del Titolare.
Il Titolare rende noto che, l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata di una delle informazioni di cui sopra; può causare l’impossibilità del Titolare di concludere il contratto e/o di adempiere alle proprie obbligazioni contrattuali.
Per le finalità da f) ad h) la base giuridica è il consenso esplicito. In questo caso, il trattamento verrà iniziato da Infonet solamente previo suo libero e specifico consenso. Il conferimento dei dati è facoltativo riguardo alle sopraindicate finalità, ed un eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione del rapporto o la congruità del trattamento stesso. Il consenso può essere sempre revocato secondo le modalità contenute nel capitolo “diritti degli interessati”
6 – Oggetto e modalità del Trattamento
I dati trattati hanno come oggetto l’organizzazione di eventi da parte del Titolare e di quelli trattati nella gestione delle attività inerenti agli eventi stessi. I dati comunicati verranno trattati sia manualmente (“modalità tradizionali”) e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici (“modalità automatizzate”):
- modalità “tradizionali” (es: archivi cartacei, telefonate, SMS, e-mail da parte di personale autorizzato da parte del Titolare del trattamento)
- modalità “automatizzate” (es: CRM, strumenti web-based di marketing).
I dati saranno, in ogni caso trattati, secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite idonee misure di sicurezza, ad esempio, impedendo l’accesso ai dati a soggetti non autorizzati (salvo i casi in cui la comunicazione dei dati sia obbligatoria per legge).
7 – Destinatari dei Dati Personali
Per il perseguimento delle finalità di cui al paragrafo “finalità del trattamento” della presente informativa, i dati potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate, oltre che al Titolare ed al RPD a:
- dipendenti e collaboratori del Titolare espressamente autorizzati al trattamento, sotto la diretta autorità del Titolare ed unicamente in esecuzione delle istruzioni da questo impartite.
- a soggetti esterni per una corretta gestione dell’evento, opportunamente nominati quali Responsabili del trattamento, quali: società di catering, fotografi, videomaker, organizzatore di eventi, ecc.
- a soggetti terzi per le finalità relative ad eventi e campagne di co-marketing, di carattere informativo commerciale solo su esplicito consenso dell’interessato.
La comunicazione di dati personali da parte di Infonet avverrà solamente nei confronti di quelle figure che hanno un rapporto con il Titolare in qualità di titolari autonomi o responsabili del trattamento nonché ai loro dipendenti e collaboratori.
8 – Trasferimento dei dati
Nella gestione dell’evento, i Suoi dati potrebbero essere trasferiti anche al di fuori dello spazio UE. Il trasferimento verrà attuato solamente con quei soggetti che garantiscono dei livelli di protezione adeguati e solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Codice privacy e dal Regolamento Europeo, quali le sottoscrizioni delle Clausole Contrattuali Standard (CCS) approvate dalla Comunità Europea.
9 – Periodo di conservazione dei Dati Personali
I dati personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati, nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali, per il periodo necessario al compiuto adempimento delle finalità del trattamento (“principio di limitazione della conservazione”, art.5, GDPR) o in base alle scadenze previste dalle norme di legge.
Nello specifico le finalità basate sul consenso esplicito, il periodo di conservazione dati è da ritenersi valido quello che intercorre tra il rilascio del consenso e l’eventuale risoluzione del contratto oppure a seguito di richiesta di cancellazione da parte dell’interessato.
La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente. I dati personali saranno conservati, per il periodo indicato, al fine di utilizzarli per la partecipazione a nuovi progetti.
10 – Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15 – 21 del GDPR, in relazione ai dati personali comunicati, il cliente ha il diritto di:
a) ricevere conferma dell’esistenza dei dati personali e accedere al loro contenuto in forma intelligibile; ricevere informazioni sulle finalità del trattamento, sulle categorie di dati personali in questione, sui destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, sul periodo di conservazione dei dati (diritti di accesso);
b) ottenere l’aggiornamento, la modifica e/o la rettifica dei dati personali (diritto di rettifica);
c) chiedere la cancellazione dei dati personali non più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati, di quelli per i quali Lei abbia revocato il consenso al trattamento, di quelli trattati illecitamente; la cancellazione dei dati può essere altresì richiesta in caso in cui il cliente si sia opposto al trattamento, o nel caso in cui la cancellazione derivi da un obbligo di legge (diritto all’oblio);
d) ottenere la limitazione del trattamento dei dati dei quali sia stata contestata l’esattezza, che siano stati trattati illecitamente, dei dati necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e, inoltre, in caso di opposizione al trattamento (diritto alla limitazione);
e) opporsi al trattamento dei dati personali che riguardano il cliente (diritto di opposizione);
f) revocare il consenso prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso reso prima della revoca;
g) proporre reclamo all’Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali: per esercitare tale diritto, il cliente potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei Dati Personali;
h) ricevere copia dei dati, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro Titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Per l’esercizio dei diritti e per la revoca del Suo consenso il cliente potrà inviare un’e-mail all’indirizzo privacy@infonetsolutions.it
Per maggiori informazioni relative ai dati personali potrà rivolgersi al Responsabile per la Protezione dei Dati di Infonet Solutions, al seguente indirizzo dpo@infonetsolutions.it
11 – Modifiche alla informativa
Infonet Solutions potrà apportare modifiche alla informativa al fine di recepire cambiamenti della normativa nazionale e/o comunitaria ovvero per adeguarsi ad intervenute innovazioni tecnologiche. Eventuali modifiche saranno comunicate immediatamente al cliente.
